Rzeczywistość jest taka, że planowanie wydarzenia może wymagać czasu i wysiłku, więc może być naprawdę pomocne mieć organizatora wydarzeń na czele. Korzyści ze współpracy w profesjonalnym organizatorem imprez są liczne, w tym to, że może on pomóc zmaksymalizować efektywność budżetu. Dzieje się tak, ponieważ profesjonalni planiści są ekspertami w ustalaniu priorytetów tak, aby zapewnić Ci jak najwięcej za Twoje pieniądze.
Mogą również pomóc Ci uniknąć niespodzianek budżetowych, ponieważ wiedzą, jakich kosztów możesz się spodziewać. Powinni okazać się pomocni w zapobieganiu innym niechcianym niespodziankom. Oferując wgląd w mniej znane szczegóły planowania, które mogą mieć duży wpływ na sukces Twojego wydarzenia. Mogą one obejmować (ale zdecydowanie nie ograniczają się do) następujące elementy:
- Gdzie zorganizować imprezę, spotkanie, wydarzenie?
- Jeśli oferowany jest bufet, jak długo jedzenie będzie podawane?
- Czy i w jaki sposób obsługiwane są specjalne życzenia dietetyczne u wybranego dostawcy?
Doświadczeni planiści posiadają kontakty z dostawcami, którzy są dokładnie dopasowani do Twoich potrzeb. Dodatkowo ich specjalistyczne umiejętności negocjacyjne i doświadczenie mogą pomóc Ci, po raz kolejny, uzyskać jak najwięcej za Twoje pieniądze. Mogą również pomóc w zmniejszeniu stresu, dzięki czemu możesz cieszyć się wydarzeniem, które planujesz.
Jeśli zdecydujesz się zatrudnić organizatora wydarzeń, oto kilka wskazówek, które warto rozważyć, aby zmaksymalizować współpracę z nimi.
WSKAZÓWKA 1: WYRAŹNIE KOMUNIKUJ SWOJE ŻYCZENIA
Być może wiesz dokładnie, czego chcesz na swoje wydarzenie, od rodzaju żywności, jakiej pragniesz, po sposób jej podania, a także sposób ustawienia sali i wiele więcej. W takim przypadku ważne jest, aby jasno zakomunikować swojemu organizatorowi wydarzeń, czego chcesz.
Możesz też wiedzieć, że chcesz eleganckiej imprezy firmowej lub rodzinnej, ale nie jesteś pewien wszystkich szczegółów. Jeśli taka jest Twoja sytuacja, podziel się swoją wiedzą i pozwól organizatorowi wydarzeń wykorzystać swoje doświadczenie i zasoby, aby opracować plan do zatwierdzenia.
WSKAZÓWKA NR 2 SŁUCHAJ UWAŻNIE
Aby zmaksymalizować wartość swojego planera wydarzeń, ważne jest również, aby dobrze słuchać. Załóżmy przykładowo, że wiesz dokładnie, czego chcesz, łącznie z przemówieniami, które zostaną wygłoszone, odtwarzaną muzyką i tak dalej. W odpowiedzi załóżmy, że Twój planista wydarzeń ostrzega Cię, że miejsce wydarzenia, które rozważasz, nie ma odpowiedniej jakości opcji dźwięku i oświetlenia. To spowodować może że Twoja wizja może nie pasować do miejsca. Porady doświadczonych planistów mogą być bezcenne, więc nie chcesz, aby takie komentarze przeminęły bez rozwiązania problemów.
WSKAZÓWKA NR 3 BĄDŹ ELASTYCZNY
Korzystając z powyższego przykładu. Twój planista wydarzeń może zasugerować inne miejsce na imprezę. Takie, które ma sprzęt audiowizualny i tak dalej, abyś musiał zorganizować wydarzenie swoich marzeń. Elastycznie podchodząc do specyfiki wydarzenia, możesz lepiej wykorzystać to, co Twój planista wie i może zrobić, aby pomóc.
Oto kolejny przykład. Możesz wyobrazić sobie spotkanie klasowe z muzyką i tańcem i wiedzieć, jak chcesz ułożyć stoły. Twój planista może jednak zasugerować inną konfigurację w miejscu imprezy, która powiększy przestrzeń do tańca lub zapewni więcej miejsca między stołami.
Jako kolejny przykład, Twój planista może znać inną firmę cateringową, która mogłaby zapewnić lepsze ceny lub szersze menu. Ostatecznie w każdym z tych scenariuszy to Twoja impreza, a zadaniem planisty jest stworzenie czegoś, co działa dla Ciebie. Dzięki elastyczności możesz odkryć opcje, których nigdy nie brałeś pod uwagę.
