Więc zastanawiasz się jak zorganizować konferencję? Profesjonalna konferencja jest dosyć sporym i czasochłonnych przedsięwzięciem, które wymaga odpowiednich przygotowań. Niezbędne jest stworzenie harmonogramu spotkania, wynajęcie sali konferencyjnej, zadbanie o dogodny termin, jak i zaplanowanie budżetu, który może być przeznaczony na to zdarzenie. O czym jeszcze należy pamiętać podczas organizowania konferencji?
Na początku trzeba sobie uświadomić – Co to jest konferencja?
Czym jest konferencja?
Generalnie, konferencja to forma spotkania osób w celu przekazania informacji i wiedzy. Tego typu wydarzenia na ogół skierowane są do szerokiego grona osób zainteresowanych tematem poruszanym na konferencji. Prelegenci wygłaszająca odczyty lub wykłady w różnych formach, mogą być też wprowadzone dyskusje na podane tematy.
Z pojęciem konferencji powiązane jest również termin Networking – czyli proces wymiany wiedzy oraz informacji, opinii, wzajemnego poparcia i możliwości, tworzony dzięki tworzonej sieci wzajemnych kontaktów. Chodzi głównie o możliwość nawiązywania cennych kontaktów i to właśnie umożliwia obecność na konferencjach. Tak, więc jednym z celów uczestników takich wydarzeń jest nawiązywanie relacji z innymi osobami o wspólnych zainteresowaniach.
Konferencja czy też kongres to prestiżowe spotkanie osób o wspólnych zainteresowaniach. Ich planowanie i prowadzenie wymagają umiejętności koordynowania wielu czynników, planowania, realizowania i szybkiego działania w sytuacjach kryzysowych.
Na początku jest wizja konferencji. Natomiast droga do jej wykonania – długa, kręta i pełna problemów i niespodzianek. Tych ostatnich nie da się uniknąć – należy jednak być na nie przygotowanym.
Organizacja konferencji – od czego zacząć?
Plan i cel konferencji
Niezbędnymi elementami tego wydarzenia jest przemyślana oprawa tematyczna oraz wizualna. Dobrze, jeśli wybrany temat jest na czasie, wzbudza zainteresowanie i porusza ważne kwestie. Trzeba też przemyśleć, do jakiej grupy docelowej kierowany jest dany zakres tematyczny. Dopiero potem można ustalić szczegółowy harmonogram wydarzenia, biorąc pod uwagę czas przeznaczony na każde przemówienie, jak i przerwy. Istotny jest cel, w jakim ma się ona odbyć. Zadaniem konferencji biznesowej jest omówienie działania oraz rozwoju przedsiębiorstwa, naukowej jest przedstawienie nowych wyników badań z konkretnej dziedziny, natomiast konferencje polityczne mają na celu przedstawienie założeń z dziedziny polityki.
Czytaj również – Jak przygotować się do zorganizowania konferencji
Zebranie zespołu organizującego konferencję
Kolejnym krokiem jest zebranie zespołu, który będzie odpowiedzialny za różne aspekty planowania, promocji i negocjacji. Każda osoba powinna mieć jasno sprecyzowane zadania i obowiązki. Team osoby planującej to wydarzenie musi uwzględniać:
- Zespół od planowania – wybierze obiekty konferencyjne, w których może odbyć się całe zdarzenie. Zajmie się też cateringiem, aktywnością w trakcie konferencji, ewentualnym zakwaterowaniem gości i team buldingiem,
- Zespół od administracji – do jego obowiązków będzie należała sprzedaż biletów, rejestracja uczestników i budżetowanie, a także kontakt z uczestnikami konferencji,
- Zespół od marketingu – odpowiada za kontakt z mediami, przygotowanie materiałów promocyjnych, prowadzenie social mediów, strony i bloga,
- Zespół od sponsorów – jego celem jest zabezpieczenie sponsorów, pozyskiwanie funduszy i ubieganie się o dotacje (w przypadku kiedy budżet konferencji opiera się na zewnętrznych źródłach finansowania),
- Wolontariusze (opcjonalnie) – pomagają we wszystkich kwestiach podczas trwania konferencji (obsługa szafy, skanowanie biletów, kontrolo listy gości itp.).
Organizator konferencji zobowiązany jest do kierowania swoim zespołem, przyznawania im zadań i ustalania priorytetów.
Termin wydarzenia – ustalenie daty konferencji
Następną ważną kwestią jest ustalenie terminy. Najlepiej zrobić to dosyć szybko i podać go od razu do informacji ogólnej. Dzięki temu wszyscy uczestnicy wydarzenia będą mogli zarezerwować sobie czas. Trzeba też określić liczbę uczestników, gdyż od niej zależeć to, jakie sale konferencyjne będą brane pod uwagę. Ważne jest też to, czy wydarzenie to będzie odpłatne dla uczestników, czy darmowe. Niekiedy rozwiązaniem jest znalezienie sponsorów.
Budżet i biznesplan konferencji
Dokładne określenie budżetów pozwoli na weryfikację wszystkich planów. Organizator musi zastanowić się nad tym, na co może sobie pozwolić, a z czego lepiej zrezygnować. Budżet musi określać koszty stałe oraz zmienne, ale również planowane przychody z konferencji, o ile wstęp na nią jest płatny. W przypadku kiedy organizator planuje kilkudniową konferencję dla firm, musi on też uwzględnić koszty dojazdu i noclegi. W tym wypadku dobrym wyborem będą hotele konferencyjne, w których to goście spędzą noc czy noce. Budżet zawsze musi zostać założony i pomoże w ustaleniu ceny za udział w konferencji. Do jego elementów należą:
- Miejsce spotkania,
- Catering,
- Nocleg,
- Transport,
- Mówcy,
- Nagłośnienie,
- Zajęcia,
- Członkowie teamu,
- Marketing.
Wybór miejsca konferencji – wynajem sali konferencyjnej
Organizacja konferencji nie może obyć się bez wybrania odpowiedniego miejsca, w którym się ona odbędzie. Centrum konferencyjne powinno pomieścić swobodnie wszystkich uczestników tego wydarzenia. Dobrze też, jeśli oferuje usługi dodatkowe. Powinno świadczyć kompleksową pomoc w organizacji konferencji, zapewniać profesjonalny catering oraz specjalistyczny sprzęt techniczny. Niektóre obiekty konferencyjne współpracują z doświadczonymi podwykonawcami, które wspierają organizatora. Taka pomoc jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Co ważne, wybrane miejsce musi być też dobrze skomunikowane, aby goście nie mieli trudności z dotarciem na to wydarzenie. Potrzebny jest też często obszerny parking, który pomieści autokary i busy. Dobrze także, jeśli wybrany lokal zapewni wszystkim uczestnikom komfort przebywania w sali. Pomieszczenie powinno być dobrze oświetlone, nagłośniowe i klimatyzowane. Decydując się na wynajem sal konferencyjnych trzeba też upewnić się, czy budynek jest przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, czy posiada odpowiednią ilość toalet oraz szatnie.
Promocja wydarzenia – marketing konferencji
Na rynku działają firmy organizujące konferencje, z których ofert warto skorzystać, aby mieć pewność sukcesu zaplanowanego wydarzenia. Organizator musi jednak pamiętać jeszcze o marketingu i mediach. Promocja eventu ma sprawić, aby jak najwięcej osób dowiedziało się o nim. Dobrym rozwiązaniem jest również zaproszenie mediów, które zdarzą relację z wydarzenia.
Zebranie opinii na temat konferencji
Chcąc dowiedzieć się tego, czy konferencja okazała się udana, warto zebrać opinię od jej uczestników. Uzyskane w ten sposób informacje pomogą w ustaleniu tego, co trzeba w przyszłości poprawić. Dane od uczestników można zgromadzić w postaci ankiety czy też telefonicznie. Warto spytać o takie kwestie jak ocena części merytorycznej, miejsce konferencji, dojazd, catering.
Zaplanowanie konferencji jest niemałym wyzwaniem, jednak pomogą w tym specjalistyczne firmy.
Mamy nadzieję że podane porady odpowiedziały na pytanie – Jak zorganizować konferencję?
Dodatkowe uwagi przydatne przy organizacji konferencji:
Organizując konferencję musisz zdawać sobie sprawę czym jest usługa konferencyjna.
Co to jest usługa konferencyjna?
W skład kompleksowej usługi konferencyjnej mogą wchodzić wszystkie czynności jakie zostały uwzględnione aby dane wydarzenie się odbyło. Można wymienić wśród nich: noclegi i transport dla uczestników konferencji, opłata za parking dla każdego uczestnika konferencji, usługi biurowe, wynajem sali konferencyjnej, usługi gastronomiczne (przerwy kawowe, lunch), wynajem sprzętu technicznego itp… Na kompleksową usługę konferencyjną obowiązuje stawka VAT 23%. Tego typu usługi świadczone są przykładowo przez hotele, które mogą wystawić zbiorczą fakturę VAT na pakiet konferencyjny.
