Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od tego, czy zatrudnia kilkoro czy też setki pracowników, organizuje różne rodzaje spotkań biznesowych. Jest to ich codzienny element procesu pracy. Chociaż pracownicy są w stanie komunikować się ze sobą na wiele różnych sposobów, w tym podczas spotkań online, taka komunikacja może być niezwykle skuteczna, pod warunkiem wcześniejszego dokonania odpowiednich ustaleń.
Bez wątpienia spotkania służbowe odgrywają fundamentalną rolę w codziennym prowadzeniu organizacji. Na przykład zapewniają możliwości burzy mózgów, podczas których można omówić cele biznesowe i cele, aby umożliwić rozwój organizacji.
Spis treści:
Dlatego kierownik projektu lub właściciel firmy musi zrozumieć, na czym polegają, aby umożliwić tworzenie wartości.
W tym artykule przedstawimy różne typy spotkań biznesowych w firmie i odkryjemy niektóre z ich osobliwości.
Czym jest spotkanie biznesowe?
W prostych słowach spotkania biznesowe to formalne lub nieformalne spotkania dwóch lub więcej osób. Dotyczącą one podejmowania decyzji, wyznaczania celów, budowania silniejszych relacji, czy omawiania bieżących i przyszłych planów firmy. Istnieją również spotkania z klientami mające na celu omówienie kontraktów, negocjacje, prezentacje firmy na oficjalnych wydarzeniach, takie jak przykładowo konferencje firmowe.
Spotkania biznesowe czy też służbowe to zaplanowane i prowadzone w konkretnym miejscu oraz czasie, zebranie osób, które komunikują się w celu wymiany miedzy sobą informacji. Dotyczą spraw firmowych, na rzecz których pracują, i dążą do realizacji zamierzonego celu. Są one organizowane w siedzibie firmy, jak i poza nią lub popularnie teraz online.
Zebrania służbowe aranżowane są w celu dostarczenia i wymiany informacji między uczestnikami, poglądów lub opinii, wspólnego omówienia problemów pojawiających się w firmie, udzielania wskazówek, konsultacji, przedstawieniem doświadczeń, sprawdzenia postępów w projekcie, ustaleniu nowych zadań, omówieniu aktualnych działań czy podejmowania decyzji dotyczących kwestii zawodowych lub społecznych.
Gdy niektórych pilnych problemów roboczych nie można rozwiązać za pośrednictwem poczty e-mail lub telefonu, konieczne jest zorganizowanie spotkania twarzą w twarz. Jednak wraz ze wzrostem popularności technologii wideokonferencyjnych i pojawieniem się solidnych usług online, takich jak Zoom, Teams czy Slack, interakcje z wieloma osobami można organizować z dowolnego miejsca. Tradycyjnie miejscem spotkań biznesowych są sale konferencyjne zlokalizowane w biurze firmy lub też specjalnie w tym celu wynajmowane.
Poznaj rodzaje spotkań biznesowych
Spotkania formalne odbywające się w organizacji jaką jest firma:
Formalne spotkania biznesowe mogą być prowadzone pomiędzy liderem zespołu, kierownikiem projektu lub innym przełożonym a pracownikami. Spotkanie takie dotyczy zazwyczaj regulaminu, zarządzenia lub aktualizacji statusu organizacji. Formalne zebrania mają znaczenie spotkań poważnych, oficjalnych czasem urzędowych.
Co więcej, ten rodzaj spotkania służbowego zwykle zawiera formalne zapisy. W formie pisemnej, dźwiękowej lub wideo, do których należy się odnieść podczas podsumowania spotkania lub jakiegokolwiek nadchodzącego wydarzenia.
Aby spotkanie przebiegło bez problemu, możesz przeprowadzić następujące działania:
- Prowadź dyskusję sekwencyjnie, bez opuszczania oraz według kolejności punktów.
- Utrzymuj uwagę innych członków spotkania na kluczowym temacie, stale podkreślając jego wagę i nie pozwalając innym odejść od porządku obrad.
- Pytaj okresowo, czy całokształt jest jasny i czy nie ma pytań.
- Po zakończeniu pewnej części narady wyciągnij wnioski, podkreślając decydujące punkty.
- Ustal czas i lokalizację kolejnego zebrania.
- Podziękuj wszystkim za ich współpracę i za przybycie.
Teraz odkryjmy przykłady formalnych spotkań biznesowych.
- Spotkania dotyczących spraw zarządzania
Spotkania dotyczących spraw zarządzania są zwykle organizowane zgodnie z planem zebrań firmowych i często korzystają z przewidywalnego porządku obrad. Lider spotkania, zwykle jest to oficjalny przedstawiciel firmy – dyrektor wykonawczy lub dyrektor generalny firmy – zbiera podwładnych, aby omówić obecny i przyszły rozwój firmy, strategie, bieżące wyzwania i produktywność pracowników. Podczas tych sesji nie oczekuje się zatwierdzenia żadnych istotnych zmian. Służą jako droga do przeglądu i aktualizacji podstawowych planów o nowe informacje.
Najlepsze praktyki prowadzenia takich spotkań to:
- Wyślij z wyprzedzeniem zaproszenie na spotkanie z planem spotkania do wszystkich, którzy będą obecni
- Przeprowadź szybką odprawę, aby upewnić się, że wszyscy przybyli i są gotowi do rozmowy
- Nie zapomnij podać przybliżonego czasu trwania spotkania
- Użyj procesu decyzyjnego, aby omówić każdy punkt programu spotkania
- Zakończ spotkanie krótkim zakończeniem i szybką sesją pytań
Przykłady:
- Spotkanie zmianowe
- Odprawa miesięczna/tygodniowa/dzienna
- Spotkanie zarządu
- Kwartalne przeglądy strategiczne
Do organizacji ważnych spotkań zarządu bywa że są wynajmowane zewnętrzne sale konferencyjne.
- Sprawdzanie postępów i planowania zadań
Prawie w każdej firmie istnieją spotkania zespołów. Kontrole postępów i zebranie planistyczne są przeprowadzane w celu dzielenia się aktualizacjami na temat bieżących projektów i zapewnienia, że każdy członek zespołu pracuje wydajnie, przyczyniając się do sukcesu firmy. Podstawowym celem spotkania dotyczącego sprawdzania postępów i planowania jest zaradzić wszelkim problemom które mogą utrudniać procesy biznesowe i prowadzić do marnowania ogromnej ilości czasu na te same rzeczy. Te spotkania mają na celu poprawienie wydajności pracy i zapewnić ciągłą komunikację w zespole.
Liderem takich spotkań jest kierownik projektu, właściciel projektu lub opiekun klienta. Pozostali uczestnicy są zobowiązani do aktywnego udziału w dyskusji.
Krótko mówiąc, tego typu spotkania są organizowane tak, aby „upewnić się, że wszystko działa dobrze”.
Najlepsze praktyki przeprowadzania kontroli postępów i planowania spotkań to:
- Rozpocznij spotkanie od krótkiego wyjaśnienia głównych celów spotkania
- Zapytaj wszystkich uczestników o ich wkład w rozwój produktu/projektu
- Omów plany na przyszłość i wyznacz cele, które chcesz, aby Twój zespół osiągnął przed wyznaczonym terminem/następnym podobnym spotkaniem
Przykłady:
- Odprawa klienta
- Szybka synchronizacja z innymi członkami zespołu projektowego
- Sprawdzenie statusu projektu
- Spotkania typu jeden na jednego
Spotkania jeden na jednego to nie więcej niż dwie osoby. Forma spotkania zależy od rozmówców, ich relacji i statusu. Tematyka rozmów jest różna, ale zazwyczaj dotyczy konkretnych informacji, którymi lepiej podzielić się osobiście niż przed grupą. Spotkania jeden na jednego są zwykle zaplanowane, więc ludzie mają czas na zapoznanie się z punktami do dyskusji.
Najlepsze praktyki dotyczące spotkań jeden na jeden:
Powiadom z wyprzedzeniem drugą stronę, że spotkania będą indywidualne
- Bądź szczery, otwarty i przyjazny (nawet jeśli temat, który chcesz omówić, nie jest naprawdę pozytywny)
- Wykorzystaj każdą okazję do budowania relacji i zaufania
- Mądrze dobieraj słowa i nie zapominaj o feedbacku
Przykłady:
- Sesja mentorska
- Rozmowa menedżer-pracownik
- Spotkanie z ważnym klientem, kontrahentem
- Spotkania dotyczące rozwiązywanie problemów, konsultacji
Typowe spotkanie rozwiązywanie problemów ma na celu integrację członków zespołu, którzy oferują rozwiązania, z tymi, którzy mogą je wdrożyć. W zależności od pilności problemu, tą sesję może prowadzić odpowiedzialny kierownik lub osoba zaznajomiona z zadaniem.
Każdy uczestnik jest zobowiązany do uczestniczenia w dyskusji, oferowania pomocy tam, gdzie to możliwe i odpowiadania na pytania. Proces przebiega lepiej i efektywniej, jeśli zaangażowane są osoby o bogatej wiedzy i doświadczeniu.
Najlepsze praktyki prowadzenia spotkania w celu rozwiązania problemu to:
- Jasno określ cele spotkania i problemy, które należy rozwiązać
- Przygotuj kilka możliwych rozwiązań do omówienia z innymi członkami zespołu
- Buduj atmosferę zaufania, w której każdy może dzielić się swoimi przemyśleniami i pomysłami
- Aktywnie uczestnicz w dyskusji, zadawaj i odpowiadaj na pytania, wymyślaj najlepsze rozwiązania i łącz świetne pomysły
- Daj ostatnie słowo właścicielowi projektu
Przykłady:
- Reagowania na incydenty
- Debaty nad problemem
- Rozwiązywanie problemów strategicznych
- Spotkania decyzyjne
Po znalezieniu rozstrzygnięcie na sesji rozwiązywania problemów, czas na spotkanie decyzyjne. Zwykle angażuje ona wcześniej zdefiniowaną grupę profesjonalistów, którzy wybierają ostateczną opcję. Często odpowiedzialny jest kierownik wyższego szczebla lub przewodniczący, który ma więcej obowiązków. Przedsiębiorstwa organizują spotkania decyzyjne, aby stworzyć udokumentowaną wersję decyzji i wypracować zobowiązanie do działania na jej podstawie.
Najlepsze praktyki w zakresie organizowania spotkań decyzyjnych to:
- Starannie przygotuj prezentację z decyzją, którą należy podjąć
- Zaangażuj wszystkich związanych ze sprawą do wzięcia udziału w spotkaniu biznesowym i podzielenia się swoimi pomysłami
- Rozważ wady i zalety przed podjęciem ostatecznej decyzji
Przykłady:
- Ostateczne zatwierdzenie projektu
- Wybranie Tak/Nie decyzji
- Nowa decyzja pracownika
- Wybór nowego projektu, produktu
Konferencja to formalne spotkanie w celu dyskusji, rozwiązywania problemów lub konsultacji. Konferencja może być różnego typu, takie jak biznesowa, handlowa, naukowa, prasowa itp. Jest to rodzaj spotkań informacyjnych.
Firmowe spotkania nieformalne
Przejdźmy do mniej stresujących wydarzeń – nieformalnych spotkań. Burza mózgów, rozmowy z zabawnymi tytułami spotkań i dyskusje nie są ograniczone ścisłymi zasadami i konwencjami firmy, nie zawsze wymagają planowania i są bardziej powszechne wśród współpracowników, którzy zapewniają bardziej angażujące wrażenia ze spotkania.
- Spotkania z generowaniem pomysłów i dzieleniem się pomysłami
Tego typu spotkania zespołowe mają na celu burzę mózgów na różne pomysły na dalszą pracę. Obejmuje osoby z różnych zespołów o różnych tożsamościach i perspektywach, ponieważ nawiązane relacje między członkami mogą utrudniać produktywną pracę. Uczestnicy spotkań poświęconych generowaniu pomysłów mogą swobodnie wyrażać swoje przemyślenia, które mogłyby ulepszyć sekcję lub rozwiązać problem.
Przykłady:
- Sesje burzy mózgów logo
- Dyskusja na temat pomysłów na kampanie reklamowe
- Warsztaty
Warsztaty to specjalne wydarzenia mające na celu tworzenie wspólnych produktów pracy i tworzenie zespołów. Typowe wydarzenie może zawierać elementy z różnych rodzajów spotkań, takich jak rozwiązywanie problemów, burza mózgów lub dzielenie się pomysłami.
Tego typu spotkania biznesowe zazwyczaj odbywają się gdzieś poza zwykłym środowiskiem pracy. Jednak w warunkach ograniczeń COVID wideokonferencje biznesowe stały się bardziej popularne i znacznie bezpieczniejsze dla zdrowia, ze względu na możliwość organizowania połączeń online konferencyjnych.
Przykłady:
- Warsztaty projektowe
- Ćwiczenia integracyjne
- Nowa premiera produktu
- Spotkania dotyczące innowacji sprzętowych
- Wprowadzenia
Zazwyczaj organizacja tego rodzaju spotkania biznesowego leży po stronie osoby, która o to poprosiła. Wygląda bardziej jak prezentacja dla grupy osób, które mogą swobodnie brać udział w dyskusji. Nie ma ścisłych ograniczeń ani specjalnych formatów, wszystko idzie tak, jak chce lider. Ludzie przychodzą na te wydarzenia, aby lepiej się poznać, spotkać współpracowników i omówić wspólne tematy.
Przykłady:
- Pierwsze spotkanie działu sprzedaży
- Prezentacja inwestora
- Rozmowa kwalifikacyjna
- Społeczność spotkań praktyk
Ten rodzaj angażuje osoby zainteresowane konkretnymi tematami do dzielenia się wiedzą i dyskusji podczas spotkań zespołu. Od uczestników oczekuje się zaangażowania we wszystkie zajęcia, prelekcje i prezentacje. Spotkania treningowe są częściowo treściowe, częściowo towarzyskie, dobre do budowania zespołu i nawiązywania kontaktów z kibicami.
Przykłady:
- Spotkanie Kierownika Projektu
- Spotkanie zespołu sprzedaży
- Trening/szkolenie
Sesje szkoleniowe to specyficzne spotkania, podczas których nad grupą uczestników czuwa trener. Jej podstawowym celem jest przekazywanie wiedzy i umiejętności.
Formaty szkoleniowe są różne. Członkowie mogą wziąć udział w zwykłym wykładzie z sesją kontroli jakości po nim. Lub może to być bardziej angażujące i interaktywne wydarzenie starannie przygotowane z pomocą projektantów instruktażowych i specjalistów ds. szkoleń.
Przykłady:
- Wdrażanie nowych pracowników
- Seminarium/webinar
- Szkolenie klienta z nowego produktu
Dlaczego spotkania są ważne?
Spotkania biznesowe odgrywają kluczową rolę w rozwoju każdej organizacji. Pomagają być na bieżąco z wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie, omawiając cele firmy i ułatwiając osiągnięcie celów. Pomaga rozwijać zgrany zespół oddanych pracowników, umożliwiając pracownikom burzę mózgów, wspólną pracę nad produktami, poprawę relacji osobistych, podejmowanie wspólnych decyzji i rozwiązywanie problemów związanych z pracą.
Komunikacja w pracy jest siłą napędową sukcesu całej firmy.
Komunikacja w miejscu pracy jest nie tylko siłą napędową sukcesu, ale również kluczowym elementem utrzymania efektywnej współpracy w organizacji. Dzięki regularnym spotkaniom biznesowym pracownicy mają możliwość dzielenia się swoimi pomysłami, co sprzyja innowacyjności i kreatywności w firmie. Spotkania umożliwiają także szybsze identyfikowanie i rozwiązywanie problemów, ponieważ zespoły mogą na bieżąco dyskutować o wyzwaniach i szukać efektywnych rozwiązań.
Regularne spotkania zapewniają także ciągłość projektów i inicjatyw. Przez ustalanie regularnych terminów, na których omawiane są postępy, zespoły mogą lepiej zarządzać czasem i zasobami, co z kolei prowadzi do bardziej efektywnego realizowania celów. Dodatkowo, spotkania są idealnym momentem na to, aby liderzy mogli przekazać swoją wizję i kierunek, w którym firma się rozwija, co pomaga w zwiększeniu zaangażowania pracowników.
Komunikacja w ramach spotkań biznesowych wpływa również pozytywnie na atmosferę w miejscu pracy. Otwarte i regularne komunikowanie się buduje zaufanie i otwartość między pracownikami na różnych szczeblach hierarchii. To z kolei przekłada się na lepsze relacje interpersonalne i zwiększenie poziomu zadowolenia z pracy.
Zwiększenie przejrzystości działań firmy to kolejna korzyść wynikająca ze spotkań. Pracownicy, którzy są regularnie informowani o stanie firmy, jej celach i strategiach, czują się bardziej związani z organizacją i lepiej rozumieją swoje miejsce w strukturze firmy. Dzięki temu mogą lepiej przyczyniać się do sukcesów organizacji, a także czują większą odpowiedzialność za wyniki swojej pracy.
W kontekście globalnym, w którym firmy często operują w różnych strefach czasowych i kulturach, spotkania online lub telekonferencje umożliwiają utrzymanie ciągłości komunikacji i integracji zespołów rozproszonych geograficznie. Dostępność nowoczesnych narzędzi do komunikacji zdalnej otwiera nowe możliwości dla organizacji do efektywniejszej współpracy na odległość, co jest niezbędne w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu.
