Efektywne zarządzanie salami konferencyjnymi jest niezwykle istotne dla zapewnienia sukcesu zarówno każdego wydarzenia (np. konferencji) jak i korzystającego z własnych sal przedsiębiorstwa. Odpowiednie planowanie i organizacja pomieszczeń konferencyjnych ma duże znaczenie dla komfortu uczestników, efektywności spotkań oraz wrażeń, które goście będą mieli po opuszczeniu sali. Na rynku możemy spotkać wiele systemów, jednak często ich działanie jest mało wygodne dla użytkowników co zniechęca do ich używania bądź zmniejsza motywację do organizacji produktywnych spotkań z wykorzystaniem odpowiedniej infrastruktury.
Bez wątpienia jednym z kluczowych czynników jest dostępność odpowiednio dużych i odpowiednio wyposażonych sal, które mogą pomieścić wszystkich uczestników. Wielkość sali powinna być dopasowana do liczby osób biorących udział w wydarzeniu oraz do planowanego programu. Zbyt małe sale mogą sprawić, że uczestnicy będą ciasno i niewygodnie, co wpłynie negatywnie na ich uwagę i koncentrację. Natomiast zbyt duże sale przyczynią się do utraty odpowiedniej interakcji między uczestnikami.
Odpowiednie wyposażenie sali konferencyjnej również jest kluczowe. Kompletne wyposażenie powinno zawierać odpowiednie oświetlenie, projektor multimedialny, ekrany, nagłośnienie i sprzęt nagłośnieniowy, stoliki i krzesła dla uczestników oraz dostęp do internetu. Jednocześnie ważne jest, żeby korzystanie z wyposażenia było łatwe i przyjemne (więcej informacji można znaleźć na www.eos-system.pl) . Nieprawidłowe lub niewystarczające wyposażenie i jego niska wygoda użytkowania może spowodować problemy techniczne i zakłócenia, które mogą utrudniać prowadzenie spotkania.
Efektywne zarządzanie salami konferencyjnymi wymaga także odpowiedniego planowania przestrzeni i układu mebli. Warto pomyśleć zarówno o produktywności prezentacji lub prowadzonej dyskusji jak i o komforcie użytkowników. Rozmieszczenie krzeseł i stołów jest kluczowe, aby wszyscy uczestnicy mieli dostęp informacji – do ekranu lub kontakt wzrokowy z prelegentem. Takie podejście do rozkładu mebli zwiększy zaangażowanie i interakcję. Jednocześnie odpowiednie ustawienie stref przemieszczania się, punktów informacyjnych i bufetów wpływa na płynność i efektywność przepływu uczestników.
Warto zwrócić uwagę, że wysoka produktywność spotkań związana jest także z poszyciem estetyki w miejscu w którym jesteśmy. Przy zarządzaniu salami konferencyjnymi warto również dbać o czystość i higienę pomieszczeń. Regularne porządkowanie sal między konferencjami w znaczny sposób wpłynie na estetykę otaczającego użytkowników środowiska pracy i zwiększy zadowolenie uczestników.
Ważna pozostaje także logistyka – wygodne planowanie spotkań. W przypadku jeśli system rezerwacji sal będzie niewygodny do użytkowania, to użytkownicy nie będą rezerwować sal, a spotkamy się z ciągłą rywalizacją o salę – „kto prędzej do niej wejdzie”. Bez wątpienia współzawodnictwo jest często wartością dodaną, ale na pewno nie w takim zakresie. Rezerwacja przestrzeni na przeprowadzenie ważnego spotkania zmniejsza związany z organizacją stres i pozwala na możliwość skupienia się na temacie spotkania i zwiększeniu jego efektywności (więcej informacji warto przeczytać na www.eos-system.pl).
Spotkanie, konferencje, integracja, budowanie więzi między współpracownikami, wymiana wiedzy to nie tylko spotkanie w sali konferencyjnej. Ważne jest tez miejsce w którym te sale będą dostępne. W przestrzeni w której znajdują się sale konferencyjne bez wątpienia warto zapewnić dobry dostęp do toalet, buffetu, miejsc parkingowych. Szczególnie ważne jest też przygotowanie obiektu (i sal konferencyjnych) do wykorzystania przez osoby niepełnosprawne, aby dać tym osobą swobodny dostęp do spotkań i wysoki komfort użytkowania powierzchni. W trosce o takie osoby warto też wybrać odpowiednie systemy automatyki, audio-video, konferencyjne czy sterowania IoT. Jednym z systemów, który uwzględnia udogodnienia dla osób niepełnosprawnych i spełnia wszystkie wymienione wyżej funkcje (sterowanie automatyką, audio-video, konferencjami czy elementami internetu rzeczy IoT) jest system EOS. System EOS umożliwia chociażby łatwe zwiększenie kontrastu czy zwiększenie czytelności czcionek (łatwa zmiana rozmiaru). Jednocześnie dostępny on jest z każdego tabletu, smarforna, komputera w przestrzeni biurowej – więc nie ma potrzeby sięganie do na ogół niewygodnych dla osób niepełnosprawnych ekranów naściennych.
Podsumowując, sukces wydarzenia czy przedsiębiorstwa opiera się także na odpowiednim zarządzaniu powierzchnią. Odpowiednie planowanie, organizacja, wyposażenie, rozmieszczenie oraz dbałość o czystość i higienę przestrzeni konferencyjnej wpływają na komfort, efektywność i zadowolenie uczestników. Warto o tym pomyśleć już dziś (poczytaj więcej o systemie EOS – tutaj).
