Jak przygotować się do zorganizowania konferencji

Planujesz zorganizować konferencję? Więc jak ją zaplanować? Poznaj kilka, naprawdę cennych porad w tym temacie. Te informacje pomogą Ci dokładniej przygotować się do zorganizowania konferencji. Nie myśl że już wszystko wiesz w tym momencie, bo chyba nie?

Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem aby zorganizować konferencję, postępuj krok po kroku. Będziesz miał doskonały obraz, co musisz, należy wykonać i jak, aby przygotować udane spotkanie jakim jest konferencja.

Jeśli jednak uważasz że to nudne i nie jest Ci to potrzebne, to pomyśl, czy aby na pewno? Przekonasz się, że przynajmniej jeden akapit lub punkt, z tego poradnika okaże się dla Ciebie przydatny. Zaskoczony będziesz tym co to będzie.

Zobacz, jak przygotować się do zorganizowania konferencji i jak to zrobić.

Organizacja konferencji to powolny maraton, a nie sprint. Zanim więc przejdziemy do sedna organizacji konferencji, nalej sobie filiżankę herbaty.

Przeczytaj o podstawach, które doprowadzą Cię do mety w jednym kawałku i umożliwiają sprawny proces samego planowania i organizacji.

Zastanawiając się, jak przygotować swoją konferencję, musisz na początku przemyśleć każdy znaczący kamień milowy po drodze. Zanim zrobisz cokolwiek innego, rozważ każdy krok, potrzebne zasoby i szacunkowe obciążenie pracą. Musisz zaplanować wystarczająco dużo czasu oraz zebrać zespół, aby całość była wykonana. Pamiętaj aby zawsze zostawić pewien margines miejsca na poruszanie się po terminach.

Zdefiniuj swoją strategię wydarzenia

Niezależnie od tego, czy organizujesz jednorazowy kongres naukowy, czy też kolejne doroczne spotkanie szanowanego stowarzyszenia albo konferencję firmową, pierwszym krokiem w organizacji wydarzenia jest określenie, co masz nadzieję osiągnąć. Czyli musisz wyznaczyć cele jakie chcesz osiągnąć organizując konferencje.

Branża wydarzeń jest bardzo wrażliwa na zawirowania, jakie mieliśmy okazję zaobserwować w czasie pandemii Covid. Ogólnie wydatki na organizację wydarzeń rosną, staje się tak, ponieważ coraz więcej organizacji dostrzega wartość, jaką dają spotkania fizyczne i wirtualne, ile wnoszą dobrego zarówno do ich przychodów, jak i marki.

Konkretne określenie od samego początku tego, co pragniesz otrzymać, organizując konferencję, da Ci możliwość wyróżnić Twoje spotkanie spośród setek innych. Czy mówiąc o swojej konferencji możesz określić, czego chcą i potrzebują od niej oraz co wnoszą, jakie wartości Twoi potencjalni uczestnicy? Czy znasz, co motywuje Twoich odbiorców? Czy masz spójny pomysł na swoje wydarzenie?

Korzystaj z oprogramowania pomagającego planowanie i obsługę konferencji

Oprogramowanie konferencyjne (aktualnie większość dostępna online) nie jest dodatkiem. Ten element musi być w równym stopniu ważny przy organizacji konferencji, co wyboru miejsca i terminu. Usuwa niekończące się ręczne notowanie i planowanie zadań. Nowoczesne oprogramowanie pomaga całemu zespołowi współpracować i zazwyczaj w efekcie pozwala zaoszczędzić pieniądze na dłuższą metę.

Cały zespół ciężko pracuje nad organizacją konferencji, ale teraz bywa tak że nie możecie pracować w tym samym biurze. Powstaje więc pytanie jak zapewnić zespołowi możliwość współdzielenia zasobów i współpracy? Darmowe oprogramowanie, takie jak Slack do przesyłania wiadomości projektowych i Teams do grupowych rozmów wideo, może wspierać w pracy na odległość. Pomagają również w powstrzymaniu problemów z komunikacją, które spowalniają proces organizowania konferencji.

Jeśli chcemy wspierać zarządzanie tysiącami i jednym zadaniami związanymi z organizacją konferencji musimy wspierać się odpowiednimi aplikacjami. Oprogramowanie takie jak Asana do zarządzania projektami i Trello zadaniami pomoże Ci w złapaniu równowagi w tej podróży.

Dobre oprogramowanie do zarządzania konferencjami umożliwiające zbieranie i przeglądania zgłoszeń, przygotowanie programu i rejestrowania delegatów jest aktualnie absolutną koniecznością. Zazwyczaj oprogramowanie do obsługi i zarządzania konferencjami wiąże się z kosztami, czasem mogą być znaczne. Mimo to że nie można precyzyjnie określić, ile czasu (i stresu) zaoszczędzi Ci to oprogramowanie (a to chyba dobrze). Musisz zwrócić uwagę ile korzyści z tych technologii uzyskasz. Przykładowo możliwość pracy zdalnej całego zespołu. Ile zaoszczędzisz też na papierze, bo nie musisz wszystkiego drukować. Te koszty związane z oprogramowaniem, zwrócą się.

Nawet jeśli planujesz wydarzenie tradycyjne, stacjonarne, powinieneś rozważyć możliwości użytkowania platformy, która zapewnia oprogramowanie do wirtualnych konferencji. Wydarzenia hybrydowe stają się już normą.

Dodatkowo miej na uwadze, jak wielu organizatorów konferencji stanęło z problemami w obliczu spanikowanych zmian w czasie pandemii Covid. W ostatniej chwili musieli przejść z wydarzeń fizycznych na wirtualne. Możesz tego uniknąć, mając platformę, która zapewni Ci ochronę w przypadku nieoczekiwanych problemów z obostrzeniami. Dodatkowo jeśli zsynchronizujesz możliwości hybrydowych spotkań, jeszcze lepiej.

Delegowanie zadań

Organizowanie konferencji to ogromny nakład pracy, wiele różnych zadań do wykonania. Nie rób tego sam, nie noś tego wszystkiego na swoich barkach. Musisz swój komitet organizacyjny zebrać jak najwcześniej.

Całość organizacji konferencji będzie na pewno zależał od osób, które masz w zespole. Przykładowo, jeśli masz mały zespół, każda osoba musi odpowiadać za kilka obszarów. Natomiast jeśli masz większą liczbę osób do współpracy, możesz przypisać indywidualne zadania konkretnie do ich umiejętności. Takie jak sponsoring, marketing, lokalne ustalenia czy też sprawy techniczne przydzielone zostaną odpowiednim osobą, za co też będą odpowiedzialni. Oprócz głównych organizatorów możesz również skorzystać z pomocy stażystów jako wolontariuszy. Pomogą Ci w pracy przy mniejszych zadaniach przed wydarzeniem, dla nich może to być formą zdobycia doświadczenia jak organizować konferencje.

Starannie skompletuj swój zespół. Szukaj entuzjastycznych, zorganizowanych i zmotywowanych współpracujących zespołowo ludzi. Aby uniknąć porażki przed finałem, upewnij się, że wszyscy jasno wiedzą, kto jest za co odpowiedzialny.

Każde fizyczne, wirtualne lub hybrydowe wydarzenie naukowe potrzebuje aktywnego komitetu organizacyjnego konferencji. Aby zorganizować doskonałe wydarzenie, musisz mieć zespół zaangażowanych osób, które są żywotnie zainteresowane Twoimi celami konferencyjnymi. Bez zespołu, trudno Ci będzie zorganizować większe imprezy.

Umiejętności pracy w zespole oraz zarządzania zasobami ludzkimi można się nauczyć – przykładowe szkolenia – szkolenia24h.pl/oferty/kat_interpersonalne/ . Rozważ odbyć odpowiednie szkolenie, które zapewni Ci zdobycie odpowiednich umiejętności.

Jeśli nie jesteś profesjonalistą organizującym spotkania i planujesz konferencję po raz pierwszy, rozważ z możliwości pomocy profesjonalnego organizatora konferencji (zatrudnienia menedżera konferencji). Co się stanie, jeśli mówca plenarny wycofa się na miesiąc przed konferencją? A może twój dostawca AV rezygnuje ze zlecenia tydzień wcześniej? Profesjonalny organizator konferencji widział to już wcześniej i co najważniejsze, wie, co zrobić, aby wszystko było na dobrej drodze. Ma doświadczenie, które pomaga szczególnie w sytuacjach kryzysowych.

Wskazówki dotyczące pracy z organizatorami imprez

Przemyśl swój budżet i model cenowy

W przeciwieństwie do większości konferencji komercyjnych lub konsumenckich, celem organizacji konferencji naukowych nie jest zwykle osiągnięcie zysku – ale nie jest to również strata. Przygotowanie szczegółowego budżetu jest istotną częścią procesu organizacji konferencji. Ważnym elementem jest wczesne stworzenie nawet ogólnej kalkulacji kosztów. Da to możliwość poznania, czy dane spotkanie ma realny cel w sensie finansowym.

Jeśli Twoja konferencja jest cykliczna i odbywała się w poprzednich latach, uzyskaj jak najwięcej informacji zwrotnych z zeszłorocznego spotkania. Stwórz możliwie przejrzysty obraz swoich przychodów i wydatków. Pamiętaj, że w grę może wchodzić sporo zgadywania, a Twój budżet będzie się zmieniał w miarę postępów w planowaniu konferencji. Zacznij więc konserwatywnie i skaluj w miarę postępów.

Miej świadomość, że opłaty rejestracyjne to nie jedyne źródło przychodu dla Twojego wydarzenia. Warto stworzyć pakiety sponsorskie i staraj się znaleźć zainteresowanych nimi. Możesz także przejrzeć swoje koszty i poszukać obszarów, gdzie można zaoszczędzić pieniądze. Tylko nie trać z oczu znaczenia tworzenia pozytywnych doświadczeń dla uczestników w ciągu trwania konferencji. Jeśli skąpisz na rzeczach takich jak AV, Wi-Fi lub wirtualna platforma, Twoi goście nie będą Ci wdzięczni.

Nie na wszystkim, można oszczędzać, cały czas jednak musisz pilnować budżetu. Czasem będzie potrzebne podjąć decyzję z czego rezygnować, co jest mniej ważne.

Koszty wyposażenie technicznego sal konferencyjnych wzrosły ze względu na zapotrzebowanie na urządzenia do wideokonferencji. Podobnie jak koszt samych platform hybrydowych oraz potrzebnego oprogramowania. Dość oczywistym jest, że organizowanie konferencji hybrydowych może być kosztownym przedsięwzięciem. Ważne jest, abyś pamiętał, że możesz to traktować jakbyś organizował dwa wydarzenia w jednym. Jeśli po prostu nie masz budżetu na hybrydowe wyposażenie, warto zauważyć, że większość organizatorów konferencji doświadczyło spadku kosztów organizacji swoich wydarzeń podczas prowadzenia jedynie wirtualnych spotkań. Dlatego ważne jest, aby dokładnie przemyśleć swój budżet, gdy podejmujesz takie kluczowe decyzje.

Dokładnie wybierz swoje miejsce konferencji oraz ustal datę

Chociaż możesz odczuwać pokusę, aby robić to pojedynczo, ogólnie rzecz biorąc, lepiej jest planować je jednocześnie lub przynajmniej tak blisko siebie, jak tylko możesz.

Wybierając termin konferencji i miejsce, unikaj świąt, lokalnych festiwali i wydarzeń sportowych.

Ustalając datę konferencji musisz uwzględnić wiele czynników sezonowych, które mogą wpływać na frekwencję na Twoim wydarzeniu i o których musisz pamiętać.

Oto kilka wskazówek:

• Święta
• Ważne wydarzenia
• Pogoda
• Kalendarz pracy
• Różne pory roku
• Wakacje

Unikaj terminów, w których jest duża konkurencja. Święta religijne i narodowe są zwykle złym wyborem do zaplanowania konferencji.
W przypadku kongresów i konwencji najlepiej jest organizować je w ciągu tygodnia (w środy, czwartki lub piątki), ponieważ w weekendy ludzie mają tendencję do przebywania z rodziną i przyjaciółmi i wolą nie brać udziału w wydarzeniach związanych z pracą.

Od podanych porad ustalenia daty, mogą istnieć wyjątki. To zależy od tematu organizowanej konferencji oraz grupy docelowej uczestników.

Niezwykle ważna kwestią jest wybór miejsca konferencyjnego.

Wybrane miejsce, musi ono odpowiadać Twoim potrzebom (przykładowo: wystarczająca ilość sal konferencyjnych umożliwiające prowadzenie wszystkich zaplanowanych spotkań równoległe) oraz potrzebom Twoich uczestników (wygodne, dostępne miejsce lub dobrze zaprojektowana wirtualna przestrzeń wydarzenia).

Skorzystaj z możliwości wyszukania odpowiedniego miejsca, sal konferencynych z serwisu – konferencyjne.pl/.

Znaczenie oświetlenia i akustyki są często pomijane przy wyborze miejsca konferencji, ale będą miały ogromny wpływ na wrażenia gości. Jeśli to możliwe, zaplanuj wizyty na miejscu, gdy odbywa się wydarzenie o podobnej konfiguracji do Twojego, aby zobaczyć sale konferencyjne na żywo.

Oprócz przyjrzenia się kosztom wynajmu sali konferencyjnej, szukaj ukrytych kosztów, takich jak opłaty za korzystanie z zewnętrznych dostawców, parking, sponsorów lub dodatkowej powierzchni wystawienniczych, a nawet Wi-Fi. Jeśli chodzi o całkowity koszt, ustal, co jest, a co nie jest przedmiotem dyskusji – i przygotuj się na negocjacje. Postaraj się określić: Jakie korzyści daje to miejsce? Jakie zniżki oferowane są wynajem pokoi dla uczestników? Czy możliwe jest bezpłatne zakwaterowanie dla członków twojego komitetu organizacyjnego? Czy istnieją specjalne pakiety konferencyjne w wybranym obiekcie?

Nawet niewielkie dodatkowe opcje, takie jak możliwy darmowy transfer z dworca lub lotniska, bezpłatna kawa i herbata lub pakiety ze zniżką na noclegi dla uczestników, mogą przynieść duże oszczędności dla komitetu organizacyjnego.

Zbuduj stronę internetową, która dobrze odda korzyści konferencji

W dzisiejszym wirtualnym świecie brak dedykowanej oraz atrakcyjnej strony internetowej wydarzenia będzie źle odbierana przez potencjalnych uczestników.

Twoja strona konferencji zaprezentuje organizowane wydarzenie, odpowie na pytania odwiedzających i umożliwi im zgłoszenie, rejestrację i kontakt. Powinno to sprawić, że będą tak samo podekscytowani Twoim wydarzeniem, jak Ty.

Strona konferencji powinna najpierw witać odwiedzających atrakcyjnymi obrazami i najważniejszymi szczegółami wydarzenia. Zastanów się o czym jest Twoja konferencja, gdzie się znajduje i kiedy się odbywa. Postaraj się umieścić wszystkie te informacje na górze swojej strony głównej (tj. tej części strony, która jest widoczna bez przewijania).

Zaproś prelegentów

Dobrzy, znani prelegenci na sesjach plenarnych przyciągną delegatów i nadadzą odpowiedni ton Twojej konferencji. Jeśli organizujesz konferencję dla naukowców, uiszczanie honorariów zaproszonym prelegentom nie jest normą. Ale zwykle pokrywasz ich koszty lokalne i zakwaterowanie oraz zapewniasz niewielkie honorarium w geście podziękowania.

Jeśli masz zamiar zaprosić prelegenta o stosunkowo wysokim poziomie na konferencję, być może będziesz musiał zaoferować większe honorarium i być może pokryć koszty podróży z zagranicy. Miej to na uwadze podczas tworzenia listy mówców.

Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, jest różnorodność. Chcesz, aby ludzie, którzy przemawiają, naprawdę zainteresowali Twoich uczestników. Zaproś więc zarówno znanych ludzi z danej branży, jak i takie osoby, które mogą prezentować coś całkiem nowego. Zachowaj też równowagę płci. Upewnij się, że masz plan B na wypadek, gdyby mówca musiał odwołać rozmowę w ostatniej chwili.

Zbuduj trochę szumu, wokół konferencji.

Twoi potencjalni uczestnicy to zapracowani ludzie, którzy dokonują wyborów w świecie pełnym całodobowych wiadomości medialnych.

Jak więc przyciągnąć ich uwagę i zbudować trochę szumu na konferencji?

Nie zapomnij umieścić swojego wydarzenia na stronie z ogłoszeniami konferencyjnymi – konferencje24h.pl.

Stwórz strategię marketingu swojego wydarzenia, która obejmuje wysyłanie silnych wiadomości za pośrednictwem PR, treści online i kampanii e-mailowych. Musisz zdawać sobie sprawę czym jest SEO i wprowadź te działania do promocji. Wdrażaj strategię dotyczącą tego, jakie treści będziesz udostępniać, kiedy i komu. Publikuj wywiady, posty na blogu, zdjęcia, programy, ogłoszenia dla prelegentów itp. na swojej stronie internetowej konferencji, aby wzbudzić emocje. Zaproś ludzi do rozmowy w mediach społecznościowych , tworząc hashtag na swoją konferencję. Dzięki lepszej dostępności dzięki konferencjom online, upewnij się, że Twoje kampanie promocyjne trwają aż do dnia wydarzenia, aby złapać spóźnione rejestrację.

Ostateczne uwagi

Zanim nadejdzie dzień konferencji, większość pracy zostanie wykonana… ale wciąż będzie wiele do zrobienia. Zaangażuj więc cały swój zespół.

Możesz używać narzędzi, takich jak MailChimp i oprogramowania, którego używasz do zarządzania konferencją, aby pozostać w kontakcie z delegatami i zaproszonymi prelegentami.

Upewnij się, że otrzymają wszystkie niezbędne informacje i instrukcje dotyczące Twojej konferencji: adres miejsca, wytyczne, dane kontaktowe, porady dotyczące rejestracji, wirtualne porady dotyczące pytań i odpowiedzi i tak dalej.

Teraz pomyśl jakim ekscytującym zadaniem może być organizacja konferencji. Ilu ciekawych ludzi w tym czasie możesz poznać oraz ilu rzeczy dzięki temu poznasz, się nauczysz. Zyskasz za każdym razem organizując konferencje, większe doświadczenie i umiejętności do planowania większych imprez.

---